Siège social

Au service du conseil d’administration pour l’animation associative, le siège assure une coordination des projets et des fonctions transversales en lien avec les établissements.
Le siège est un outil au service des établissements et de l’activité, objet premier statutaire de l’association. La direction générale inscrit donc ses missions dans une dimension institutionnelle du travail et une construction collective qui se traduit par :

• La préparation et l’animation des instances associatives : assemblées générales, conseils d’administration, bureaux, comités techniques de direction
• Une représentation de l’association auprès des pouvoirs publics (ARS, Préfecture, DFPE, CAF, PMI…), des partenaires privés (fédérations d’associations, instituts de formations et de recherches, mécènes,…) et publics (hôpitaux, GHU…)
• L’organisation de groupes de travail sur des problématiques communes aux établissements
• Le soutien aux structures dans la mise en œuvre des projets d’établissement ainsi que des projets immobiliers et techniques
• La production d’un rapport d’activité annuel
• Un soutien important et actif lors d’événements institutionnels ou de problématiques dans les établissements

Depuis 2015, dans sa volonté de sécuriser ses activités et de mieux répondre aux questions économiques et fiscales, l’association a défini très clairement :

• Un secteur correspondant à l’utilisation des ressources de l’Assurance Maladie pour les activités sanitaires et médico-sociales, ainsi que celle de la CAF et de la Mairie de Paris pour les activités sociales
• Un secteur correspondant aux activités de formation, d’expertises et de conseils

La comptabilité de l’ensemble des activités des établissements est centralisée au siège. Les budgets sont préparés par le siège avec le concours de chaque direction d’établissement. Ils sont ensuite présentés lors des campagnes budgétaires au comité technique dédié (comité économique et budgétaire) et au comité social et économique, ainsi qu’au conseil d’administration qui les arrête.

Trois axes majeurs :

• Le développement du contrôle de gestion et des outils de pilotage
• Le renforcement de la politique d’achat et d’optimisation des coûts
• La recherche de nouveaux financements et la diversification des ressources

Pour gérer les activités et les actions des établissements, outre la comptabilité générale, le siège utilise une comptabilité budgétaire et une comptabilité analytique.

Les comptes sont approuvés par l’assemblée générale et certifiés par le commissaire aux comptes.

L’association compte 195 salariés répartis sur douze sites (dont le siège).

L’administration (dossiers, paies, déclarations sociales et déclarations de cotisations) est centralisée au siège.  L‘association répond aux exigences légales inscrites dans le code du travail et la convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du 15 mars 1966.

La gestion des ressources humaines s’inscrit dans une logique d’affirmation de l’identité associative et d’accompagnement des projets d’établissement, se traduisant par l’existence d’orientations communes (accords collectifs) tout en répondant aux besoins particuliers des programmes scientifiques, thérapeutiques et pédagogiques de chaque établissement.

Les relations collectives s’organisent avec le Comité Social et Économique, présidé par le directeur général, en articulation avec le comité technique, notamment pour la politique de formation et pour les décisions qui pourraient avoir un impact direct sur le fonctionnement des équipes dans les établissements.

Une attention particulière est portée à la qualité de vie au travail des équipes, facteur déterminant de la qualité d’accueil des enfants et des adolescents dans les lieux de soin.

Associés au rapport d’activité, un bilan social et un bilan d’hygiène et de sécurité sont produits chaque année et transmis à l’ensemble des acteurs, Comité Social et Économique, comité technique et conseil d’administration.

La démarche qualité est inscrite depuis plusieurs années dans la vie des structures.

Elle s’articule autour de trois systèmes qualité différents : l’évaluation (préparée dans sa nouvelle mouture HAS) pour les établissements médico-sociaux, la certification pour les structures sanitaires et une certification QUALIOPI pour l’organisme de formation.

Pilotée et coordonnée par la direction générale, la chargée de qualité et les instances qualité et gestion des risques associatives, la démarche est soutenue et animée par les référents qualité présents dans chaque structure.

A travers une organisation transversale et une complémentarité des compétences et expériences, la politique qualité vise à :

• Répondre aux exigences légales et réglementaires en cohérence avec les projets de soins
• Renforcer la culture qualité et gestion des risques auprès des professionnels
• Favoriser avant tout, le partage des expériences entre les équipes et les réflexions sur les pratiques professionnelles

Elle vise en interne, à renforcer l’identité associative en facilitant la connaissance de l’activité et des projets entre les structures.

Véritable outil pour l’externe, le site Internet témoigne des actions menées au quotidien par l’association et ses institutions. Sa refonte a été effectuée en 2025 et confiée à une agence de communication. L’accent a été porté sur une navigation facilitée pour les usagers.

Cerep-Phymentin s’est également doté d’un comité rédactionnel mensuel composé de cliniciens, de professionnels des sciences humaines, d’acteurs institutionnels.

Il participe à la remontée des besoins, des idées émanant des institutions. Il couvre des sujets de société traversant nos institutions et donne lieu à des articles publiés régulièrement.

L’association diffuse une lettre interne mensuelle. Outre des articles de fond sur le travail des professionnels cliniciens, elle transmet des directives et/ou des informations utiles aux salariés concernant les ressources humaines, la qualité, la vie associative ou tout autre sujet pratique (complémentaire santé, tickets restaurant…).

Une newsletter externe, Tempo, est diffusée chaque mois. Elle touche un lectorat à spectre large et donne à voir ce que font et produisent nos établissements. Elle participe à la destigmatisation du soin psychique.

Cerep-Phymentin dispose aussi d’une page associative sur LinkedIn : outre le réseau qu’elle développe, elle contribue au recrutement.

Sur proposition du conseil d’administration ou des directions, ou de sa propre initiative, la direction générale explore diverses perspectives :

• Les recherches et les recherches-actions : les professionnels du siège apportent un soutien administratif  et technique pour gérer les moyens de ces actions.
• La représentation extérieure et le positionnement dans des groupes de travail externes (partenaires, fédérations, écoles, instituts…), groupes d’étude et de coopération.
• Le développement de l’association (création d’établissements et de services, rapprochements associatifs…).
• Les projets immobiliers et d’implantation.

Pour chaque sujet, la direction générale effectue des liens permanents d’information et/ou de collaboration avec le conseil d’administration et les directions des établissements, produisant des notes de synthèses cadrées et circonstanciées.

Selon les besoins, des groupes de travail peuvent être constitués avec des administrateurs et des directeurs.