ÉDITORIAL DU RAPPORT D’ACTIVITÉ 2018

Cerep-Phymentin a vu le jour il y a 5 années, avec un premier rapport d’activité en 2014 et le début d’une histoire commune pour les équipes de professionnels et les administrateurs. Cela paraît court, cependant tellement d’événements ont été vécus et partagés ensemble : deux journées associatives en 2015 et 2017, cinq rapports annuels d’activité, une certification, un CPOM sanitaire, un CPOM médico-social, le rapprochement d’un CMPP, des recherches, des conventions et une multitude de contrats signés… Des départs et des arrivées de professionnels, des adaptations aux cadres légaux et règlementaires,… bref l’histoire d’une institution avec sa vie, ses énoncés, ses réussites, ses crises, ses changements et ses effets dynamiques, multiples et croisés. 

2018 est une année de transition importante dans l’histoire de cette jeune association. Elle a été marquée par des départs et des arrivées de professionnels, des fins et des débuts de projets très divers,  des choix très importants à faire sur l’immobilier. Dans le même temps, l’association a su assurer une continuité dans son activité auprès des enfants, des adolescents et des familles, s’appuyant pour cela sur l’expérience et les compétences  des professionnels dans tous les établissements, y compris le siège social.

C’est également la confirmation de la pertinence de la réunion de ces deux associations, la consolidation d’une entité qui s’appelle Cerep-Phymentin, d’un ensemble cohérent constitué par les établissements qui la composent, par ses histoires anciennes et récentes partagées ensemble, l’enrichissement avec l’arrivée de l’équipe du CMPP Saint-Michel et de sa première année complète dans l’association. 

Et demain, Cerep-Phymentin continuera de travailler pour garantir des espaces de pensées, de dialogues, d’accueils et d’accompagnements suffisamment ouverts aux différentes approches, considérant la diversité comme une richesse et permettant la créativité dans les établissements et l’innovation associative. 

POLITIQUE DES RESSOURCES HUMAINES

►Données structurelles sur la composition des effectifs

Il n’y a pas eu d’effet significatif sur l’évolution de la masse salariale, ni sur les indicateurs. Cette année 2018 a surtout connu un nombre de départs plus importants en fin d’année scolaire et donc un recrutement en conséquence en septembre 2018. Néanmoins, le nombre de départs et de recrutements est équivalent à l’année précédente.  

►La formation professionnelle

Malgré le changement intervenu au niveau de la formation professionnelle avec l’adoption de la loi pour la Liberté de choisir son avenir professionnel, le 1er août 2018, l’association a pu maintenir toutes les formations engagées sur l’année 2018. Notre OPCA, UNIFAF nous a accompagnés et conseillés pour répondre aux besoins de l’association en termes de compétence et d’évolution des salariés.

Afin de prévenir l’évolution des postes et de garantir le niveau de prise en charge des usagers, évolutions dues entre autres aux obligations règlementaires du secteur, aux transformations numériques (DPI, RGPD…), l’association s’engage de plus en plus vers des formations collectives, inter-établissements.

En 2018, l’association a maintenu le budget alloué à la formation, en préservant une enveloppe dédiée pour chaque établissement et en favorisant l’accès aux formations de son centre de formation le COPES.

►La mise en place de notre CSE

Conformément à l’Ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise, l’association, a mis en place son comité social et économique, avec une première réunion d’installation en septembre 2018.

Le Comité Économique et Social (CSE) remplace les représentants élus du personnel dans l'entreprise. Il fusionne l'ensemble des instances représentatives du personnel (IRP), délégués du personnel (DP), comité d'entreprise (CE) et comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

Les élections professionnelles ont eu lieu le 25 juin 2018 pour le premier tour et le 9 juillet 2018 pour le second tour. Un protocole d’accord pré-électoral a été signé le 4 juin 2018  avec deux syndicats. Six titulaires et deux suppléants ont été élus pour les deux collèges, cadre et non cadre, pour un mandat d’une durée de quatre ans.

La réforme a aussi donné la possibilité à chaque établissement d’avoir au plus deux représentants de proximité, proposés par les salariés de l’établissement et désignés par les membres du CSE.

Un accord d’entreprise a été signé le 22 mai 2018 pour la mise en place du Comité social et économique.

►Focus 2019

♦ Les entretiens professionnels

Les salariés présents depuis 2014 passeront leur troisième et dernier entretien professionnel avant le bilan. Depuis la Loi du 5 mars 2014, tous les 6 ans, l’employeur doit vérifier que le salarié a bénéficié des 3 entretiens professionnels et qu’il a obtenu 2 des 3 éléments suivants :

• Avoir suivi au moins une action de formation ;
• Avoir acquis des éléments de certification par la formation ou par une VAE (Validation des acquis de l’expérience) ;
• Avoir bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Ces entretiens seront donc à programmer pour 2019 et à mettre en relation et en cohérence avec les nouveaux décrets de la loi sur la Liberté de choisir son avenir professionnel.

♦ Le livret d’accueil pour le salarié

L’année 2019 verra l’aboutissement du livret d’accueil du salarié. Un projet de longue date qui a nécessité une réflexion sur la forme et le contenu. Véritable boîte à outils pratique dans le processus d’intégration des salariés dans l’association, il était nécessaire de mettre en place, en amont, des procédés simples afin de répondre aux interrogations des salariés.

♦ Aménagement du temps de travail et qualité de vie au travail

Ces deux thématiques ont été inscrites aux Négociations Annuelles Obligatoires. Après la dénonciation au 1^er juin 2017, et une prorogation au 31 août 2018 de l’accord existant, les discussions se sont poursuivies sur l’aménagement du temps de travail, avec le délégué syndical, espérant aboutir à un accord en 2019.

POLITIQUE BUDGÉTAIRE ET FINANCIÈRE

La direction générale de l’association Cerep-Phymentin a continué en 2018 de construire sa politique budgétaire à partir de l’activité des établissements et des contraintes des ressources.  

De manière très connectée et concertée avec les directions des établissements,  il s’agit à la fois de répondre aux besoins des patients accueillis, de respecter les pratiques professionnelles et donc de préserver les institutions de coupes budgétaires conséquentes, et à la fois de conduire un budget tenable pour les établissements et l’association sur la durée. 

Cette équation peut être complexe à résoudre ; il est donc nécessaire de la présenter et de l’expliciter aux uns et aux autres, de discuter et de faire des choix ensemble. 

La mise en œuvre de cette politique budgétaire qui se veut rigoureuse et respectueuse de l’activité s’est déclinée en 2018 sur des éléments de structures et de contextes différents :

►Le changement du cadre règlementaire pour les trois établissements du secteur médico-social avec le passage en CPOM et donc en dotation globalisée d’un montant de  2 665 799 euros.

►La participation collective et concertée. À nouveau les budgets 2018 avaient été construits avec chaque direction d’établissement à l’automne 2017 à partir de données étayées sur les exercices précédents et sur des tableaux de projections, notamment concernant la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

►Le premier exercice complet pour la chef comptable arrivée en 2017, qui a dû intégrer très rapidement les cadres règlementaires du secteur médico-social, sanitaire et hors-tutelle, ainsi que le plan comptable de l’association. Elle a en outre construit des relations solides avec les directions.

►L’association a fait des choix importants de dépenses sur la formation professionnelle avec des budgets en augmentation à hauteur de 112 000 euros, sur l’accueil des stagiaires avec des gratifications à hauteur de 33 698 euros, et des investissements visant la mise aux normes ou l’entretien des locaux, le renouvellement du matériel pour 141 148 euros.

►Cette année 2018 a été l’occasion de préparer les exercices suivants en travaillant sur des problématiques immobilières lourdes pour l’activité, les équipes et les budgets ; il a été mis fin au bail pour le COFI-CMP dans le 15^e arrondissement en raison d’un loyer trop important. Une promesse de vente a été signée en juin 2018 sur des locaux rue d’Alsace dans le 10^e arrondissement  pour le CMPP enise Weill.  Il s’agit dans ce cas également de venir stabiliser des dépenses de loyer.

►Une anticipation sur les postes et les évolutions de carrières permettant de stabiliser la masse salariale dans les établissements. 

Le résultat est un déficit, accentué par des charges de provisions pour indemnités de fin de carrières d’un montant de 58 417 euros. 

L’association a pour autant un bilan financier solide s’appuyant sur un patrimoine et une trésorerie suffisante qui se renforcera en 2019 par la politique et le travail engagés depuis plusieurs années.

POLITIQUE QUALITÉ ET SÉCURISATION DES SOINs

L’engagement de l’association Cerep-Phymentin en faveur de la qualité s’exprime avant tout par un système opérationnel et coordonné de la qualité et de la sécurité des soins et par une démarche d’amélioration continue pragmatique, concrète, et en cohérence avec les besoins exprimés par les patients, leur famille et les professionnels.

Cette coordination s’articule autour de deux instances et de nombreux professionnels : la CME qui compte 25 membres et le COPIL Qualité et gestion des risques associatifs qui compte 16 membres.

►La Conférence médicale d’établissement (CME), avec un collège de médecins et un collège de directeurs, est commune aux 8 établissements de soins de l’association. Elle définit et valide la politique qualité et gestion des risques associative et participe à l’amélioration et la sécurisation des soins.

Quelques sujets traités en 2018 :

• La réponse des institutions face aux actions fortes de la région pour résoudre la problématique des « jeunes dits sans solution ».
• Le projet de déménagement d’une structure de soin.
• Les actualités sur l’autisme.
• Et surtout les questions autour de la violence des patients dans les institutions et des réflexions sur des actions associatives à mener comme de renforcer la formation des professionnels.

►Le COPIL qualité et gestion des risques associatif : véritable instance de pilotage, elle coordonne le suivi des plans d’amélioration continue. Son action prend principalement appui sur le travail des référents qualité présents dans chaque établissement pour garantir la progression de la démarche et la concrétisation des actions d’amélioration.

Quelques sujets travaillés en instance en 2018 :

• Le calcul et la remontée de l’activité des établissements de soins.
• L’évaluation des pratiques professionnelles au travers de la méthode du patient traceur (méthode préconisée par la Haute Autorité de Santé qui évalue la qualité du parcours de soins via une grille basée sur la tenue des dossiers patients).
• La procédure de conduite à tenir en cas d’accident d’exposition au sang.
• Les protocoles de déclarations externes des événements indésirables graves à l’ARS.
• La création d’un livret d’accueil des salariés.
• Le déploiement du logiciel de tenue des dossiers patients informatisés dans les établissements sanitaires. Dans un souci de cohérence, de sécurité et de conformité dans la gestion des données de santé, le même logiciel sera déployé dans les établissements médicosociaux de l’association. Le suivi des projets de soins des patients sera facilité au travers d’un même logiciel au sein des 8 structures de soins de l’association Cerep-Phymentin.

En 2018, de nombreuses actions ont été centrées autour du système d’information. Un audit de l’ensemble du parc informatique a donné lieu à des investissements importants pour moderniser le matériel informatique, améliorer les connexions et sécuriser l’ensemble du système d’information de l’association.

Dans une démarche globale de gestion des risques, l’année 2018 a également été marquée par la sécurisation des données traitées. L’obligation de mise en conformité avec le règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD) est venue renforcer les droits des personnes (patients, familles, professionnels, partenaires), garantir la sécurité et la confidentialité de l’ensemble des données. L’année 2018 a été principalement consacrée à la réalisation d’un audit du niveau de sécurité et de protection des données gérées par l’association et ses établissements. Un programme pluriannuel a été élaboré par le siège social avec un déploiement début 2019 pour atteindre le niveau de sécurité des données personnelles exigé par la CNIL.

L’association Cerep-Phymentin a souhaité également renforcer la place et l’action des instances représentatives des usagers.

►Le conseil de la vie social (CVS) s’est vu redynamisé à l’IME. Les représentants des adolescents et des familles donnent un avis et formulent des propositions sur toutes les questions liées au fonctionnement de cet établissement médico-social.

►La Commission es Usagers (CDU), commune aux 4 hôpitaux de jour et au CMP, veille au respect des droits des patients et à l’amélioration de l’accueil et de la prise en charge dans les structures. En plus de la réunion générale, la commission a pris la forme de rencontres conviviales des familles, autour de café-chouquettes, les samedis matin.

À l’appui de la richesse de ces échanges avec une trentaine de familles, 3 projets ont été mis en avant pour 2018-2019 :

• Mettre à jour les livrets d’accueil pour les familles, notamment la partie associative.
• Élaborer un livret de sensibilisation pour les familles et leur entourage sur le handicap psychique et le soin dans les hôpitaux de jour. Ce projet sera travaillé en étroit partenariat avec les associations de parents.
• Les deux associations de parents existantes (APACEP et APACM) ne peuvent pas représenter l’ensemble des familles des 4 hôpitaux de jour. Un représentant de l’UNAFAM a été désigné par l’ARS comme le représentant officiel des usagers pour l’association Cerep-Phymentin. Néanmoins, il est important au niveau associatif de pouvoir renforcer la place des familles et renforcer leur implication dans diverses instances.

C’est dans cette optique que le siège propose de monter un dossier de demande de création d’une union d’associations de parents qui serait agréée officiellement par l’ARS.

POLITIQUE PARTENARIALE

De culture et d’engagement, l’association Cerep-Phymentin continue de construire des projets et des relations dans les réseaux, les partenariats et les entreprises solidaires et d’entraide.

Nous le constatons dans chaque institution de l’association et avec toutes les équipes, en témoignent les rapports d’activité des établissements, au travers d’une multitude d’actions et de projets, qui nous montrent à quel point il est nécessaire de penser et travailler à plusieurs pour accompagner les enfants, les adolescents et les familles. 

Au niveau de l’association, les membres du bureau et la direction générale accompagnés par les directions s’engagent aussi dans des partenariats. L’année 2018 a vu l’aboutissement d’un rapprochement avec la Fondation Groupe Hospitalier Saint-Joseph pour la création d’une société civile immobilière à parts égales, société visant le portage de la création de deux crèches sur le site de Broussais : la création d’une crèche thérapeutique et le transfert de la crèche d’entreprise  pour notre partenaire.

Via sa filière RIO, l’association Cerep-Phymentin continue d’accompagner l’EMP École de Chaillot et contribue à mener les fonctions supports de cet établissement ne disposant pas de siège social, mais doit pour autant répondre à l’ensemble des nouvelles exigences en matières sociales, budgétaires et de la qualité. L’engagement formalisé en 2016 par une convention devrait se poursuivre sur les années suivantes.   

Imaginé par son président Bernard GOLSE, l’Institut Contemporain de l’Enfance sera porté aussi et de manière investie par l’association Cerep-Phymentin. 

L’association est inscrite dans un certain nombre de réseaux, groupes informels, associations et  fédérations. Elle est représentée par la direction générale, mais aussi par des professionnels des établissements.

L’association porte sa voix et fait valoir ses projets, mais également ceux de ses partenaires dans les instances et sur son site Internet.

► Rapport d'activité 2018

Powerpoint de notre assemblée générale du 20 mai 2019 : synthèse des activités 2018 et des projets 2019 des établissements et de l'association